Las compañías que se dedican a la distribución de productos, agregan valor de muy variadas maneras, sin embargo su operación es la misma, actúan de intermediarias entre los fabricantes y el cliente final. Una de las características de este modelo, es que los clientes pueden elegir dónde comprar el producto, por lo que es muy importante el retener a sus clientes. Para lograr mantener sus clientes y vencer a su competencia, las compañías de distribución deben enfocarse en el precio, disponibilidad y valor agregado de sus productos.
El personal de las compañías de distribución usualmente trabajan en una de estas tres áreas: Ganar negocios (Ventas y mercadeo), cumplimiento (procura, almacenamiento, transporte, logística y administración), o servicios. Todas estas operaciones necesitan ser efectivas y eficientes para que el negocio sea exitoso.
Los distribuidores se encuentran en diferentes rangos y tamaños, se especializan en la gama de productos que ofrecen, el tipo de clientes a quienes brindan servicios, o cobertura geográfica. Esta especialización es la base para poder ofrecer valor añadido en sus servicios y lograr ventaja competitiva.
Manejo de Portafolios: Los distribuidores pueden agregar valor cuando comprenden mejor a sus clientes que los fabricantes. Por ejemplo, están mejor posicionados para identificar cambios en la demanda. Los negocios de distribución exitosos buscan nuevos productos para enriquecer sus portafolios en las áreas donde intuyen demanda. Igualmente, dejan de distribuir productos, o culminan contratos de distribución, cuando intuyen caída en la demanda. Estas transiciones requieren de la toma de decisiones difíciles que demandan información detallada de su negocio.
Cadenas de Suministro Complejas: Los distribuidores usualmente trabajan con productos de diferente índole, con configuraciones variadas; por ejemplo, deben de estar en capacidad de manipular miles de codificaciones (SDK) y sus correspondientes unidades de medidas. En consecuencia, deben de manejar grandes volúmenes de información: descripción de productos, precios, reglas de configuración de productos, existencias, tiempos de demora, tamaño y peso de empaquetados, etc.
Operación de Almacenamiento: Un área clave dónde los distribuidores pueden agregar valor, es contando con almacenes próximos a dónde se encuentra la demanda. Un cumplimiento eficiente requiere de la ejecución efectiva de todas las labores de logística y almacenamiento: recepción de productos, preparación de órdenes, manejo de devoluciones y administración de entregas directo al cliente.
Devoluciones y Garantías: Es una actividad de rutina para los distribuidores, el manejo de productos con garantías, dónde muchas veces el producto en garantía debe enviarse a reparación a un proveedor diferente al de la venta original. Esto puede convertirse en una labor clave para los distribuidores, por lo que debe ser manejado de forma eficiente. Los distribuidores deben establecer los procedimientos adecuados para la administración de garantías. Un manejo inapropiado de este proceso puede tener consecuencias financieras graves, traer penalidades contractuales y derivar en clientes insatisfechos.
Demanda de productos a la medida: Además de manejo de garantías los distribuidores deben cumplir con demanda de productos a la medida. Algunas industrias donde las prácticas de seguridad son muy exigentes, demandan contar con el seguimiento de las órdenes de cada una de sus partes. Distribuidores que abarquen diferentes regiones se enfrentan a regulaciones variadas, que pueden incluir normativas de identificación y empaquetamiento.
Nuevas Tecnologías: Los distribuidores tienen muchas oportunidades de automatizar sus actividades con el uso de nuevas tecnologías, como por ejemplo el uso de etiquetas de radiofrecuencia (RFID), dispositivos móviles para lectura de códigos de barra. Estas tecnologías aceleran los procesos manuales y eliminan los errores de entrada de data.
Retos de los Distribuidores
Las fuerzas del cambio que se presentan ante los distribuidores hoy en día son:
Cambios en los patrones de demanda: El estar cerca de los clientes permite a los distribuidores tener un conocimiento interno de cómo los mercados van evolucionando. Ya que no son fabricantes que deben diseñar nuevos productos, los distribuidores pueden moverse para establecer relaciones con los industriales de estos nuevos productos en demanda. Existen tendencias que derivan en cambios de demanda, y es clave para los distribuidores percibir esos cambios y adaptarse a ellos.
Mercados Altamente Competitivos: El compartir un modelo de negocio común crea un ambiente donde el precio es un diferencial clave.
Los distribuidores atienden la demanda existente, con lo cual para lograr el crecimiento debe capturarse una porción mayor del mercado establecido. Las condiciones competitivas se vuelven duras.
Operaciones de Ventas en múltiples canales: Es común que los distribuidores cuenten con ventas directas, centro de atención al cliente y ventas on line, así como una red de representantes. Esto añade complejidad a la operación del negocio. Un reto importante es que todos estos canales tengan la información de las existencias reales a la hora de tomar una orden de un cliente. Optimizar los márgenes de ganancia a lo largo de la operación de requiere de coordinación y de planificación detallada.
Operaciones basadas en métricas: La operación de la empresa debe estar limpia y bien aceitada. Una administración que no sea exacta se convertirá en un desperdicio de recursos y una desventaja competitiva. Existen diferentes métricas en éste negocio, ciclo del efectivo, ciclos de inventarios entre otros.
Productos propios: Las compañías tienen la capacidad de posicionarse como distribuidores exclusivos de líneas de productos, logrando a través ellos mayores márgenes de ganancia. Esto requiere un trato especial con los proveedores de estas marcas.
Amplia gama de oportunidades de servicios: Los servicios añadidos a las ventas ofrecen una oportunidad de negocio a su empresa, ya sea instalación, servicio de reparación, entrenamientos etc.
Microsoft Dynamics facilita a las empresas de distribución a tener una visión clara de la demanda a través de:
Planificación de la demanda: Microsoft Dynamics ofrece una solución integrada que provee visibilidad desde las ventas y planificación operacional, hasta procura y proyección de ventas, dando a su negocio una vista de principio a fin para el cálculo de la demanda de sus clientes. Ya sea que su negocio está proyectando la operación de un único almacén o planificando la demanda para la operación de múltiples países, Microsoft Dynamics visualiza todas las variables, desde las facturas históricas, pasando por la data de retorno de inventario, hasta promociones y demanda estacional. Las capacidades avanzadas de planificación de demanda le proporcionan un medidor de su demanda por anticipado, y reduce los riesgos de quedarse sin existencia, o de tener existencia de sobra.
Flujo automático de ordenes: Microsoft Dynamics funciona bajo un modelo de operaciones a tiempo real, por lo que siempre se cuenta con la información a disposición de las personas autorizadas para obtenerla. El personal de ventas y servicios, puede trabajar con información actualizada para proporcionar a los clientes la disponibilidad en existencia, estadísticas de despachos e información de crédito. Así mismo pueden incluir otros artículos complementarios de ventas con la información a la mano. Un flujo automatizado de trabajo elimina procesos de entrada de data manual, sensibles a errores, y asegura que todos los pasos necesarios sean cumplidos. Microsoft Dynamics también soporta operaciones de ventas bajo plataformas móviles, con fuerza de ventas desplegada en diferentes regiones. Las ordenes de estos vendedores pueden ser tomadas desde el cliente, basadas en información real de las existencias y con un compromiso de despacho firme.
Visibilidad de principio a fin: En el pasado los sistemas de información debían esperar que los diferentes departamentos cargaran sus datos para que la información estuviera disponible para la toma de decisión de la gerencia. Hoy en día herramientas de productividad, como los códigos de barra, o tecnología RFID, hacen posible la captura de data automatizada en múltiples almacenes, eliminando las demoras propias de la preparación de los despachos. Microsoft Dynamics provee a su personal con información de ventas, inventario, estatus de pedidos de sus clientes, despachos, compras e información financiera, a través de la operación en múltiples localidades, de manera que sus recursos pueden trabajar basado en data correcta y actualizada.
Pizarrones de inteligencia de negocios: Funciones eficientes de reportes y consultas se encuentran disponible a lo largo de Microsoft Dynamics. Como complemente de estas herramientas Microsoft Dynamics ofrece cubos de datos de análisis ya integrados a su base de datos, de manera que la inteligencias de negocios se encuentre disponible para realizar los análisis multidimensionales que usted requiera. Una integración completa con Microsoft Office Excel permite que los usuarios trabajen la inteligencia de negocios en la herramienta con las que se encuentran familiarizados. Así mismo a través de Microsoft Sharepoint puede crear los pizarrones con los indicadores de gestión claves para medir el desempeño de su compañía, los cuales están disponibles en un portal al cual puede tener acceso al alta gerencia que no trabaja con Microsoft Dynamics en sus actividades diarias.
Portales integrados en línea: El crecimiento de Internet como un canal de ventas tiene un gran efecto en las operaciones de distribución. La capacidad que ofrece Microsoft Dynamics de ver en línea: existencias, comparación de productos, pedidos y despachos, es una funcionalidad clave para ofrecer una experiencia al cliente de calidad. Microsoft Dynamics cuenta con la funcionalidad para asegurar que la experiencia de e-commerce sea placentera tanto para su cliente como para su compañía.
Soporte de Operaciones sin stock: Muchos distribuidores toman ventaja de las mejoras en los procesos de logística para trabajar bajo una combinación de ventas de sus existencias, con ventas que van directo de sus proveedores a sus clientes. Microsoft Dynamics le ofrece la integración estrecha con sus proveedores, necesaria para manejar estas operaciones sin stock.
Visualización de seguimiento y rastreo: Microsoft Dynamics crea un ambiente donde sus proveedores y clientes puede acceder información pertinente tanto de sus compras y recepciones, como de sus ordenes y despachos vía web. Microsoft Dynamics le ofrece visibilidad y rastreo de sus productos a lo largo de todas sus operaciones.
Optimización de procesos claves: Comprar, vender, procesar pedidos, rastrear despachos y manejar sus inventarios, son todos procesos claves dentro de una compañía de distribución. Microsoft Dynamics optimiza estos procesos haciéndolos más eficientes e integrados. En consecuencia usted mejorará la calidad de sus servicios, mejorará sus costos y aumentarán los beneficios de su operación.
Interacciones óptimas con sus clientes: Ya que no todos sus cliente son iguales, Microsoft Dynamics le ofrece la data y las herramientas de análisis necesarias para determinar cuánto esfuerzo y dinero debe invertirse en sus líneas de producto, segmentos de mercado o clientes individuales, para asegurar que sus recursos son distribuidores de manera óptima.
Microsoft Dynamics le permite una visión a lo largo de toda su operación de manera que usted pueda optimizar sus procesos y mejorar su desempeño.
Caso de Estudio
Distribuidora de Hierro El Vigía
Alguno de Nuestros Clientes
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Chocobru
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